Les attentes en matière de rémunération ont évolué au point que de nombreux employés préfèrent aujourd'hui les options de rémunération sans papier aux chèques de paie. Les employeurs, s'ils ne l'ont pas déjà fait, peuvent répondre à cette demande en mettant en place le dépôt direct pour leurs employés. Mais qu'est-ce que le dépôt direct exactement, et à quel point est-il difficile de passer des chèques de paie au dépôt direct ? Avant d'explorer comment effectuer le changement, il est utile de comprendre le dépôt direct et les avantages qu'il offre.
Qu'est-ce que le dépôt direct ?
En ce qui concerne l'emploi, le dépôt direct est le transfert électronique du salaire net de l'institution financière d'un employeur au compte bancaire personnel d'un employé. Cet échange a lieu sur un réseau appelé Automated Clearing House (ACH).
Comment fonctionne le dépôt direct ?
À des jours prédéfinis, la banque de l'employeur envoie les demandes de dépôt direct à l'ACH, où elles sont traitées et transmises aux institutions financières des employés. Les banques créditent alors les comptes personnels des salariés des sommes précisées dans les ordres de dépôt direct. Simultanément, un montant égal de fonds est débité du compte commercial de l'employeur.
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Quels sont les avantages du dépôt direct ?
Le dépôt direct a dépassé les chèques de paie imprimés comme moyen de paiement des salaires préféré, en grande partie parce qu'il est plus rapide et plus sûr. Mais ce n'est pas tout. Le dépôt direct comporte de nombreux aspects qui profitent à la fois aux employeurs et aux employés.
Avantages du dépôt direct pour les employés
Il fut un temps où les employés s'inquiétaient de ne pas pouvoir déposer leur chèque de paie en raison d'heures d'ouverture peu pratiques ou d'intempéries. Avec le dépôt direct, cependant, ces facteurs de stress ont disparu. Parmi les fonctionnalités que les employés apprécient le plus dans les paiements électroniques, citons :
- Vitesse
Les fonds sont versés rapidement, ce qui réduit le temps d'attente et permet un accès plus rapide aux salaires. - Sécurité
Étant donné que les fonds sont transférés électroniquement directement sur les comptes chèques / comptes d'épargne des employés, le risque de perte ou de vol de chèques est entièrement éliminé. - Commodité
Les déplacements à la banque ou au guichet automatique pour déposer des chèques ne sont plus nécessaires, ce qui permet de gagner du temps. - Précision
Les dossiers électroniques et l'accès aux services bancaires mobiles / en ligne facilitent la correction des erreurs ou la localisation des fonds manquants. - La flexibilité
Les paiements peuvent être divisés en plusieurs comptes, comme un compte courant et un compte d'épargne.
Avantages du dépôt direct pour les employeurs
Le dépôt direct est tout aussi avantageux pour les employeurs que pour les employés. Avec les paiements électroniques, les entreprises peuvent être en mesure de :
- Prévenir la fraude
Le dépôt direct aide à protéger vos finances, car les chèques perdus ou volés contenant des informations de compte d'entreprise constituent une menace pour la sécurité. - Économiser de l'argent
Parce qu'il n'y a pas besoin d'affranchissem*nt ou de papier imprimé, le dépôt direct réduitcharges salariales. - Minimiser le travail
Les professionnels des ressources humaines passent moins de temps à traiter les documents de paie et à envoyer ou distribuer des chèques de paie papier. - Tenir des registres précis
La dématérialisation simplifie la comptabilité et la possibilité de consulter l'historique des transactions.
Avantages du dépôt direct pour les propriétaires de petites entreprises
Le dépôt direct profite à tous les employeurs, mais il est particulièrement précieux pourpetites entreprisesqui peut fonctionner avec un budget serré. Lorsque les employeurs distribuent des chèques de paie, ils ont peu de contrôle sur le moment où les employés les déposent ou les encaissent. Cela peut entraîner un manque de liquidités si les employés retirent des fonds à un moment où le loyer, les services publics ou d'autres dépenses sont dus. Le dépôt direct minimise ce problème car il permet aux employeurs de planifier régulièrement l'heure exacte à laquelle leur compte sera débité. De cette façon, ils peuvent mieux gérer leurs finances et payer à la fois leurs factures et leur personnel.
Fournisseurs de dépôt direct pour les petites entreprises
Certains fournisseurs de services de paie offrent des services de dépôt direct aux petites entreprises après avoir effectué une vérification de crédit. Une fois l'employeur approuvé, le fournisseur traite automatiquement les paiements électroniques à chaque cycle de paie.
D'autres options de dépôt direct pour les petites entreprises obligent l'employeur à trouver un fournisseur tiers ou à utiliser des virements électroniques, qui entraînent généralement des frais par virement et par employé. Alors, combien coûte le dépôt direct dans ces cas ? Tout dépend du nombre d'employés de l'entreprise et de son contrat avec le fournisseur.
Meilleurs fournisseurs de dépôt direct pour les petites entreprises
Parmi les options de dépôt direct disponibles, travailler avec un fournisseur de services de paie est le moyen le plus efficace et le plus économique pour les petites entreprises de payer leurs employés. Il n'y a généralement pas de frais supplémentaires, que l'employeur choisisse d'utiliser le dépôt direct ou les chèques coupés, et le fournisseur gère les transferts électroniques pour eux.
Comment les petites entreprises mettent-elles en place le dépôt direct ?
Dans la plupart des États, les propriétaires de petites entreprises ne peuvent mettre en place le dépôt direct qu'après avoir obtenu l'accord de chacun de leurs employés. Ceux qui consentent aux paiements électroniques doivent également fournir les informations suivantes :
- Type de compte (chèque ou épargne)
- Nom de banque
- Numéro d'acheminement (ABA/numéro de transit)
- numéro de compte bancaire
- Montant ou pourcentage à déposer à chaque période de paie
Ces informations sont ensuite saisies dans le système de paie et le fournisseur de paie traite le transfert électronique au nom de l'employeur. S'ils n'utilisent pas le dépôt direct de la paie des petites entreprises, les employeurs devront effectuer des virements télégraphiques ou utiliser des applications tierces, ce qui peut entraîner des frais.
Mise en place du dépôt direct pour les employés – étape par étape
Avec un peu de paperasse et uncalendrier de paie, les entreprises peuvent être opérationnelles avec le dépôt direct assez facilement. Suivez simplement ces instructions de base :
- Choisissez un fournisseur de dépôt direct
Les employeurs peuvent choisir de travailler avec la banque qui gère leur compte bancaire professionnel ou avec unprestataire de services de paiequi a la capacité de dépôt direct. - Remplir les documents d'installation
Les banques demandent généralement aux employeurs de signer les conditions générales de l'ACH et de fournir des états financiers récents pour prouver qu'ils peuvent couvrir les transactions. Les entreprises quitravailler avec un fournisseur de paiepeuvent avoir à fournir des détails sur leur entreprise et un numéro de compte bancaire s'ils ne l'ont pas déjà fait. - Recueillir des informations sur les employés
Chaque employé doit fournir les informations suivantes : nom de la banque, type de compte, numéro de compte et numéro d'acheminement. Certains États exigent également que les employés signent un formulaire de consentement avant que leur employeur puisse les faire passer au dépôt direct. - Télécharger les données des employés
Si le fournisseur de paie dispose d'une capacité de libre-service, les employés peuvent être en mesure de saisir eux-mêmes leurs informations bancaires. Sinon, l'employeur sera responsable d'obtenir de l'institution financière les détails nécessaires. Un moyen courant de le faire efficacement consiste à exporter un fichier NACHA (National Automated Clearinghouse Association). - Synchronisez le dépôt direct avec un calendrier de paie
Certaines banques et prestataires de services de paie exigentpaie à exécuterun certain nombre de jours avant le jour de paie pour le dépôt direct. Les entreprises qui ont déjà payé des employés doivent s'assurer que leur calendrier de dépôt direct fonctionnera avec leurcalendrier de paieou en créer un nouveau. - Traiter la paie
Si tout est configuré correctement, les employés recevront automatiquement leur salaire sur leur compte bancaire à chaque foisla paie est traitée. Cependant, ceux qui choisissent de ne pas s'inscrire au dépôt direct devront toujours être payés via un chèque de paie imprimé ou une autre méthode.
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Qu'est-ce qu'un fichier NACHA ?
Les fichiers NACHA sont utilisés pour envoyer aux banques les informations nécessaires aux transactions électroniques, telles que les numéros de compte bancaire et les totaux des dépôts.
Comprendre les erreurs de dépôt direct
Toute erreur commise par les employeurs lors de la mise en place du dépôt direct entraînera des retards de paiement aux employés. Trois des erreurs les plus courantes sont :
- Utilisation des informations de compte d'un bordereau de dépôt au lieu d'un chèque annulé
- Saisie incorrecte des informations de compte dans le système de paie
- Paiement sur le mauvais compte
La troisième erreur est généralement la plus problématique car quelqu'un d'autre que l'employé pourrait potentiellement recevoir le paiement. Lorsque cela se produit, l'employeur doit soumettre une demande d'annulation à la banque dans les cinq jours ouvrables suivant le dépôt. Si les fonds sont toujours disponibles dans le compte erroné à ce moment-là, ils peuvent être récupérés par voie électronique.
Autres utilisations des paiements électroniques
La paie électronique ne se limite pas à la paie. Les employeurs et les employés s'y fient pour :
- Compenserentrepreneurs indépendants
- RecevoirSécurité socialeavantages
- Maintien de la pension alimentaire
- Dépôt des remboursem*nts d'impôts
- Payer des factures
Foire aux questions sur le dépôt direct
Combien de temps faut-il pour mettre en place le dépôt direct ?
La mise en place du dépôt direct peut prendre entre un jour et quelques semaines, selon le fournisseur. Cette période d'attente s'applique chaque fois que de nouveaux employés sont ajoutés au système.
Combien coûte la mise en place du dépôt direct ?
Le coût de mise en place du dépôt direct dépend généralement de la banque, de la taille de l'entreprise et de l'accord contractuel entre les deux. Certaines banques peuvent également avoir des frais de service mensuels ou des frais de transaction. Les fournisseurs de paie, quant à eux, incluent souvent le dépôt direct dans leur forfait de services de base sans frais supplémentaires.
De quelles informations avez-vous besoin pour le dépôt direct ?
Pour mettre en place le dépôt direct, les entreprises doivent généralement fournir leurnuméro d'identification de l'employeur (EIN), des états financiers, une demande dûment remplie et un chèque d'entreprise annulé. Les employés qui souhaitent profiter du dépôt direct peuvent avoir à fournir des détails sur leur compte bancaire personnel, y compris leur numéro de compte et leur numéro d'acheminement.
Le dépôt direct coûte-t-il de l'argent aux employeurs?
Les fournisseurs de paie incluent généralement le dépôt direct dans le cadre de leur service de base pour les petites entreprises sans frais supplémentaires. Cependant, les banques et les applications tierces peuvent facturer les employeurs par virement bancaire et par employé.
Combien coûte le dépôt direct ?
Le coût du dépôt direct pour les petites entreprises varie, mais le prix médian pour initier et recevoir un paiement ACH est de 0,26 $ et 0,50 $ pour toutes les entreprises. Ces frais de dépôt direct représentent une économie considérable par rapport aux chèques papier, qui ont un coût médian de 1,01 $ à 2 $.1
Quel est l'inconvénient du dépôt direct ?
Avec le dépôt direct, il y a un risque d'erreurs d'écriture lors de la saisie d'informations. Les employeurs doivent également respecter les règles de la NACHA pour les transferts électroniques, ce qui signifie qu'ils n'ont que cinq jours ouvrables pour identifier et corriger les erreurs. Passé ce délai, les actions correctives sont limitées.
Comment puis-je obtenir le dépôt direct si je suis travailleur autonome?
Les travailleurs indépendants transfèrent généralement des fonds de leur compte professionnel vers leur compte personnel. Cette transaction peut être traitée électroniquement par l'intermédiaire d'un fournisseur de paie ou d'une application tierce.
Puis-je me payer par dépôt direct ?
Oui, mais les travailleurs indépendants doivent s'assurer de rapprocher les fonds de leurs comptes bancaires professionnels et personnels à la fin de chaque mois.
1 NACHA
Ce guide est destiné à être utilisé comme point de départ dans l'analyse du dépôt direct et n'est pas une ressource complète des exigences. Il offre des informations pratiques sur le sujet et est fourni étant entendu qu'ADP ne fournit pas de conseils juridiques ou fiscaux ou d'autres services professionnels.
